Canevas pour la gouvernance de communs numériques

Suite à une première phase d’expérimentation durant l’édition 2022 de Numérique en commun[s] et une collaboration avec le Laboratoire Société Numérique, inno³ a conçu un outil de sensibilisation et de facilitation à destination des porteurs de communs numériques.

Présentation de l’outil

Objectif

Nous avons conçu un outil sur-mesure adressé aux porteuses et porteurs de projets de communs numériques, permettant d’accompagner leur réflexion en matérialisant et manipulant les principaux concepts liés aux démarches de communs.

Il est initialement conçu pour être utilisé sur un format d’atelier en présentiel, avec une pluralité de profils gravitant sur un projet identifié de communs numériques, et une version imprimée du livret (feuilles au format A3 couleur recto-verso).

Contenu du livret

Cet outil se présente sous la forme d’un livret, composé de :

• Une série de 3 fiches permettant de s’approprier et matérialiser l’ensemble des enjeux sous-jacents à la gouvernance d’un projet de commun numérique ;
• Un canevas permettant de synthétiser les règles de gouvernance, la structure et la représentation de la communauté du projet, articulé par des actions et indicateurs ;
• Un guide d’accompagnement contenant un ensemble de ressources, conseils et des exemples pour faciliter les activités en groupe avec un maximum d’autonomie.

Les fiches couvrent ainsi trois axes complémentaires :

• Fiche 1 « DÉFINITION » : détaille l’état des lieux de son projet avec les valeurs portées et le niveau d’acculturation aux communs numérique, constituant l’« identité » du projet ;
• Fiche 2 « FONCTIONNEMENT » : description des règles de fonctionnement actuelles, dresser une feuille de route autour de la structuration du projet, en décrivant notamment les types de contributions ;
• Fiche 3 « PROJECTION » : exercice de prise de recul et projection vers l’avenir, en articulant des scénarios sur un plan d’action à plusieurs dimensions, au regard des points forts et axes d’amélioration du projet.

Ces fiches contiennent des zones à compléter pour aider à mettre à plat les axes identifiés autour de la gouvernance de son projet, ainsi que des exemples de projets de communs numériques, à différents niveaux de maturité (au verso).

Guide d’utilisation

Chacune des parties est guidée par des questions et quelques exemples. Le livret pointe également des ressources et des témoignages, pour aider à confronter son projet à la pratique des acteurs de terrain et de l’enrichir de leur retour.

Nous préconisons quelques étapes pour vous permettre d’encadrer dans des conditions optimale l’utilisation de l’outil, dont notamment l’identification d’une personne qui sera chargée d’animer l’atelier et qui aura attentivement parcouru le canevas en amont.

Constitution d’un atelier

Préparation
Pour assurer le bon déroulement de son atelier, la première étape essentielle est de bien le préparer. Voici quelques étapes suggérées pour vous permettre d’encadrer dans des conditions optimale l’utilisation de l’outil :

• Animation : identifier une ou plusieurs personne(s) transverse(s) chargée(s) d’animer l’atelier : gestion du temps, bon équilibre du ou des groupe(s) et qui aura attentivement parcouru l’outil. Dans l’idéal les animateur.rice.s sont extérieurs au projet et disposent d’une bonne expertise pour apporter des conseils auprès des groupes de travail.
• Logistique : assurer vous, en amont et pendant l’atelier, d’avoir correctement planifié les invitations, la gestion du lieu, l’impression des livrets et l’ajout de matériel (stylos et autres accessoires)
• Documentation : prendre des notes, des photos et demander aux groupes de faire des synthèses numériques de leurs réflexions pour assurer la bonne restitution et diffusion des résultats de l’atelier

Dimensionnement
En matière de dimensionnement, on préconise généralement la constitution de groupe(s) de 5 à 7 personnes par projet(s), avec, idéalement :

• le ou la porteuse du projet qui apporte une vue d’ensemble
• 2 ou 3 contributeur.rice.s qui apporterons leurs différents niveaux d’expertises
• 2 ou 3 utilisateur.rice.s garant.e.s des besoins identifiés et pragmatiques

Si vous êtes plus nombreux.ses, il est possible de mettre en place un groupe par fiche, puis de prévoir un temps de mise en commun sur le canevas après une restitution de chacun des groupes.

Durée
Le temps conseillé de l’atelier va dépendre de nombreux facteurs comme le nombre de participant.e.s, les objectifs fixés et le contexte. Dans tout les cas, il faut prévoir un minimum de 2h pour compléter l’ensemble des 4 supports (3 fiches + canvas).

Dans l’idéal, on préconise une demi journée (3 à 4h) — en incluant une partie immersion sous la forme d’une présentation de projets ou retours d’expériences — se répartissant ainsi :

• Introduction : mise en contexte, rappel des objectifs et présentation de l’atelier
• Immersion : la présentation de projets de communs alignés avec son secteur est souvent une bonne manière d’illustrer des pratiques inspirantes (témoignages de porteurs de projets, restitution d’une étude, panorama, etc.)
• Partie 1 – Exploration : prévoir au minimum 30 minutes pour chacune des 3 fiches, idéalement 45 minutes, avec au préalable quelques minutes de découverte et tour de table afin d’amorcer une dynamique de groupe
• Partie 2 – Convergence : cette phase de 30 à 60 minutes est consacrée à la complétion du canevas, et servira de récapitulatif visuel pour le travail de restitution
• Synthèse : en fonction du temps qu’il vous reste, il est toujours intéressant de proposer au(x) groupe(s) de réflexion de dresser un petit bilan collectif, puis de conclure en listant et affectant les premières actions identifiées

Partie 1 – Exploration : échange séquentiel par fiche

Chacune des fiches contient des questions avec des zones d’annotation à compléter au fur et à mesure des échanges.

Le verso contient également

• un espace libre permettant d’élargir les réflexions et de converger vers des actions, dont les 3 principales pourront être reportées sur le caneva ;
• des exemples inspirants, extrait de témoignages de porteuses et porteurs de projet interviewés, pour aider à confronter son projet à la pratique des acteurs de terrain et de l’enrichir de leur retour.

Les fiches couvrent ainsi trois axes :

1. DÉFINITION : détailler un état des lieux de son projet et les valeurs portées
2. FONCTIONNEMENT : dresser une feuille de route autour de sa gouvernance, en décrivant notamment les cercles et règles de contributions
3. PROJECTION : permettre une projection sur un plan d’action à plusieurs dimensions, au regard des points forts et axes d’amélioration du projet

Partie 2 – Convergence : synthèse des actions sur le canevas

Le caneva permet de recentrer sur les éléments de gouvernance d’un projet de commun numérique.

Il est composée d’une partie centrale avec :

• Une représentation visuelle de la dynamique communautaire sur 2 axes (dimension et niveau de contribution)
• Les règles de gouvernance et les différents comités qui leur sont associés
• La structure juridique qui apparait la plus pertinente au vue de la nature du projet

Ces éléments sont entourés d’un certains nombre d’éléments actionnables et mesurables, qui sont directement issus des 3 précédentes fiches.

Expérimentations menées

Enquête

Plusieurs porteurs et porteuses de communs ont partagé leurs expériences, ainsi que leurs pratiques et besoins en lien avec la définition et la mise en œuvre d’une gouvernance au sein de leur projet.

Cette série d’entretien à été réalisée avec des porteuses et porteurs de communs numériques, en préambule de l’atelier NEC 2022.

Ces témoignages ont permis d’enrichir chacune des fiches avec des exemples.

Version 1 – Atelier NEC 2022

Cet outil est le fruit d’un ensemble d’expérimentations et productions menées au cours de ces dernière années, notamment dans le cadre d’une collaboration entre inno³ et l’Agence Nationale pour la Cohésion des Territoires (ANCT).

Une première version a été utilisée dans le cadre d’un atelier intitulé « Gérer un commun : quel modèle d’organisation pour que ça fonctionne enfin ? », mené lors de l’édition 2022 de Numérique en commun[s].

Version 2 – Présentation à OSXP 2022

A l’occasion de notre présence au salon Open Source Experience Paris, une seconde édition du livret a été éditée et présentée sur notre stand.

Retrouvez nos interventions sur ce billet : Rendez-vous à Open Source Experience (OSXP2022).

Version 3 – Atelier Fabrique de la logistique

Une troisième itération a été expérimentée dans le cadre d’un atelier animé pour la Fabrique de la logistique, à l’occasion du premier anniversaire de l’association en décembre 2022. Cette journée a permis de regrouper différent.e.s porteur.euse.s de projet articulés autour de 5 groupes de travail thématiques.