Charte interne inno³

La présente charte est un outil de cohésion interne à inno³ destiné à organiser les relations internes et externes du cabinet. Par exemple, si nous avons un doute sur une action à réaliser, un comportement, une réponse à donner, etc., on peut s’y référer à n’importe quel moment.

La mise en place d’une telle charte nous permet également, en tant qu’équipe, de définir une vision commune, de rappeler le fonctionnement interne et de renforcer le collectif dans une dynamique collaborative.

Au-delà de son objectif interne, nous souhaitons que cet outil puisse traduire notre vision et nos valeurs auprès de nos collaborateur.rices et client.es  afin de véhiculer confiance et transparence autant dans nos méthodes de travail que dans nos relations professionnelles.

0.1 Rappel du fonctionnement d’une charte interne

Une charte est un outil de cohésion interne qui se traduit par un document écrit, créé par les membres de l’équipe eux-mêmes dans le but d’indiquer la bonne marche à suivre et de clarifier les interactions entre tou.te.s sur l’ensemble de nos projets. Autrement dit, elle doit être créée, prise en charge et appliquée par tous les membres de l’équipe.

NB : Cette charte est interne au cabinet inno³ et ne s’applique pas au 137 (espace de travail commun à d’autres organisations).

Cette présente charte est disponible sur le site web d’inno³ et consultable de tous.tes. Si vous avez des questions ou remarques à apporter, merci de nous contacter à l’adresse contact@inno3.fr.

---

1. PRÉSENTATION DU CABINET

1.1 Qui nous sommes

Inno³ (prononcé innocube) est un cabinet de conseil spécialisé en innovation ouverte depuis 2011 et basé en plein cœur de Paris dans le 10e arrondissement.

Nous intervenons sur un périmètre international au profit d’acteurs publics et privés désireux d’adopter les usages de l’open source, de l’open data, de l’open science & autres approches collaboratives durables telles que l’innersourcing et l’accompagnement au développement de communs numériques.

2.2 Nos métiers

Inno³ est un cabinet indépendant spécialiste des modèles ouverts durables et de la propriété intellectuelle.

De l’audit de code à l’évaluation des politiques de valorisation, nos compétences s’étendent de la gestion de la propriété intellectuelle, à la transformation organisationnelle et à la mise en place de dynamiques d’écosystèmes viables.

Le cabinet propose son expertise sous deux formats : le conseil et la formation dans une démarche de recherche-action. La recherche est un axe essentiel du cabinet puisqu’il vient renforcer, consolider et améliorer l’expertise que nous proposons au travers de nos missions.

2.3 Valeurs du cabinet

Nos projets et initiatives sont construits sur une vision commune, des objectifs partagés et une collaboration durable. Nous avons pour vocation d’inclure chaque utilisateur.rice dans le partage, la discussion et la co-construction de chacune de nos missions.

Retrouvez une liste de valeurs que nous appliquons quotidiennement dans nos missions et échanges :

• Cohésion : Les valeurs que nous portons sont déclinées dans nos actions et projets portés par l’entreprise, mais sont également incarnées dans le fonctionnement interne de notre équipe et dans les missions quotidiennes. Cette cohésion interne nous permet ainsi de mettre en avant et de respecter plusieurs principes clés : la confiance, la collaboration, l’engagement et le travail d’équipe.
   
• Respect : Le respect représente, pour nous, une valeur fondamentale des relations humaines, que ce soit au sein même de l’équipe, avec nos client.es, partenaires et toute personne avec laquelle nous interagissons. Il est alors nécessaire de faire preuve d’écoute, de reconnaissance et de soutien envers chacun.e dans le but de garantir le respect de la diversité, de l’égalité et de l’inclusion pour tous les collaborateurs.rices. Comme le souligne le manifeste agile, “les individus passent avant les outils”, il est important de le rappeler et de l’observer dans nos actions du quotidien.
   
• Indépendance : Nous sommes détachés du marché des produits et des données open source garantissant ainsi notre liberté par rapport aux éditeurs et intégrateurs.
   
• Éthique : Nos activités de conseil et de formation se font dans le respect des valeurs qui animent le libre, l’open source et les communs numériques, c’est-à-dire la transparence, la collaboration, l’ouverture, le partage et la gouvernance ouverte.
   
• Pertinence : Du fait de notre participation continue au sein des projets dits ouverts, nos connaissances sont en permanence actualisées et approfondies afin de proposer continuellement un service réfléchi, de qualité et conforme aux évolutions du marché. Nos actions de recherche permettent également de gagner en réflexivité sur nos pratiques et l’écosystème dans lequel nous nous situons et ses dynamiques.

3. MÉTHODOLOGIE ET PROCESS

3.1 Réunions

Inno³ est un cabinet à taille humaine en charge de projets nombreux et variés. Nous sommes convaincu.e.s que la réussite de nos missions repose en partie sur une bonne circulation de l’information entre chacun de nos membres et donc sur la mise en place d’outils et de méthodologies en interne.

La mise en place de réunions régulières nous permet de garantir le respect de la transparence, de l’engagement et de la cohésion interne. Chaque employé.e est en capacité d’organiser une réunion en fonction des objectifs et des échéances de ses missions et doit faire transparaître plusieurs éléments nécessaires au suivi de tous.tes : l’ordre du jour, le lieu, la date, l’horaire et la durée. Si la disponibilité présentielle n’était pas possible pour l’un des membres de l’équipe, il est alors possible de configurer une solution de visio-conférence.

Afin de garder une trace de toutes nos réunions, des éléments discutés et des décisions prises, une personne de l’équipe est assignée à la prise de note (ce rôle change de personne à chaque réunion).  Ci-dessous une liste de nos réunions d’équipe hebdomadaires et mensuelles :

• Stand up : réunion quotidienne réalisée en fin de journée afin de faire un point sur toutes les actions réalisées dans la journée. Le but n’est pas de surveiller le travail de chacun.e mais de faire un état d’avancement des différents projets que l’on mène, l’ensemble de nos missions étant relativement varié, mais également de partager notre météo du jour.
   
• Synchro du jeudi : réunion hebdomadaire organisée tous les jeudis matins afin de discuter / améliorer / échanger / travailler ensemble sur des questions internes liées à des missions et autres.
   
• Point frise : temps d’équipe hebdomadaire que nous consacrons à la mise à jour de l’outil : frise étalée sur plusieurs mois nous permettant d’acquérir une vision d’ensemble sur tous les projets et missions en cours, et également d’observer une meilleure gestion interne des différentes échéances qui nous incombent.
   
• B’s & C’s : réunion mensuelle pour laquelle l’équipe se retrouve dans un cadre non professionnel et différent chaque mois (en général un café pour prendre le petit-déjeuner ensemble). De cette manière nous souhaitons discuter et échanger, dans un cadre convivial et décorrélé du travail, des axes d’améliorations internes au cabinet, et du bien-être des membres de l’équipe.
   
• Points de synchro : réunion hebdomadaire individuelle entre le dirigeant et chaque employé.e afin d’effectuer un suivi des missions en cours, ainsi que des actions à réaliser pour une bonne coordination des projets (gage de qualité, d’engagement, suivi des missions, proactivité).
   
• Séminaire annuel  : Inno³ organise un séminaire annuel sur 3-4 jours (généralement en début d’année) avec tous les membres de l’équipe dans le but de se rassembler en dehors des murs du travail (et accessoirement en dehors de Paris) et d’allier séances de travail collaboratives et team buildings.
   
• Évaluation annuelle : Chaque année les salarié.e.s peuvent demander un entretien annuel d’évaluation. Ce n’est pas obligatoire mais c’est l’occasion de faire un bilan sur l’année déroulée, d’identifier les axes d’amélioration et de discuter des objectifs pour l’année à venir.

De ces processus découlent ainsi un sentiment de convivialité, de bienveillance et d’égalité dans la prise de parole et d’écoute au sein de l’équipe. Chaque collaborateur.rice.s a accès au même niveau d’information sur l’ensemble de nos projets, garantissant de cette manière une capacité d’action et une légitimité certaine sur toutes les actions couvertes par le cabinet.

3.2 Accueil des nouveaux arrivants

Le cabinet accueille régulièrement de nouveaux arrivants (principalement en stage mais également sur des postes vacants) et il nous semble essentiel d’organiser en amont leur arrivée.

Il s’agit dès lors de prévoir leur nouvel espace de travail, leur équipement avec les bonnes mises à jour, la création des différents comptes nécessaires à leurs actions quotidiennes (mail, chat, autres outils de travail) et la mise à disposition d’un wiki documentant toutes nos méthodes et processus afin de faciliter l’arrivée d’un nouveau membre. De plus, afin de permettre à toute l’équipe de se retrouver, d’échanger et faire connaissance nous mettons en place des réunions d’accueil et des déjeuners d’équipe pour chaque nouvelle arrivée. De cette manière nous espérons partager des valeurs de convivialité et de disponibilité des membres de l’équipe dès le premier jour.

3.3 Règles de bienséance

Les parties prenantes d’une entreprise, aussi petites soient-elles, sont nombreuses (clients, fournisseurs et collaborateur.rice.s). Il est parfois nécessaire de rappeler quelques règles de vie à respecter entre chacun.e afin de travailler dans les meilleures conditions. Dans la pratique, il s’agit de règles, de témoignages d’attention et de politesse qui nous permettent d’établir des relations professionnelles de confiance et de transparence sur le long-terme. C’est ce qu’on appelle plus communément le savoir-vivre en entreprise.

Vous trouverez ci-dessous une liste de conduite que nous préconisons afin de garantir de bonnes relations en interne comme en externe. Ces règles restent cependant à définir ensemble, n’hésitez pas à nous faire part de vos commentaires et éventuelles recommandations.

S’adresser à un collègue, un fournisseur ou un client

• Dire bonjour / saluer tous les matins et dire au revoir en fin de journée ;
• Veiller à ne pas déranger les personnes occupées (en réunion par exemple) ;
• Toquer toujours avant d’entrer dans un bureau ;
• Toujours commencer par vouvoyer avant d’être notifié.e du contraire ;
• Par écrit, faire attention aux fautes de grammaire et d’orthographe. Être  concis et clair dans ses propos et éviter à tout prix les phrases en majuscules, surtout si c’est pour adresser une critique ;
• De la même façon, être vigilant.e quant à l’heure à laquelle les messages sont envoyés. Respecter le temps de travail et celui de la vie privée.

En réunion

• Arriver à l’heure à la réunion : si vous devez arriver en retard, prévenez l’une des personnes présentes en avance ;
• Veiller à ne pas monopoliser le temps de parole ;
• Ne pas couper la parole ;
• Laisser son téléphone de côté et le mettre le en silencieux ;
• Se renseigner sur l’objet de la réunion avant de s’y rendre ;
• Privilégier la Communication Non Violente (CNV) : si vous avez une remarque à faire sur un comportement, une tâche “mal” réalisée ou oubliée, il est préférable d’en parler d’abord à la personne concernée et non devant tout le monde.

Espaces communs et lieux de travail

• Maintenir les espaces communs en bon état ;
• Respecter l’espace de travail de chacun.e ;
• Maintenir son espace de travail propre et rangé ;
• Limiter le volume sonore dans les salles communes ou communicantes (utilisation recommandée d’écouteurs / casque audio) ;
• S’installer de préférence dans une salle au calme, isolée pour passer ses appels téléphoniques.

Pour finir, nous souhaitons promouvoir plusieurs valeurs importantes au sein du cabinet et entre collègues comme nous l’avons déjà expliqué dans la section précédente : la convivialité, la transparence, la communication, le respect des un.e.s envers les autres et la disponibilité. Il est en effet essentiel de trouver du temps pour les autres, de le montrer et ainsi de permettre de faire avancer les différents projets avec plus de sérénité.

4. INCLUSION ET DIVERSITÉ

La diversité permet de croiser des idées différentes, démultiplier le potentiel de création, générer des opportunités pour l’innovation, que ce soit à l’échelle d’un projet, d’une organisation, ou d’un écosystème.

Nous sommes convaincu.es que le numérique doit être un vecteur de progression pour la société toute entière. Dans ce contexte, il est fondamental que son accès, sa pratique et les opportunités qu’il offre soient les moins excluantes possible.

C’est pourquoi Inno³ a engagé une démarche active pour favoriser davantage de diversité et d’inclusion dans son équipe, mais aussi plus largement dans le secteur du numérique ouvert.

La responsabilité de cette démarche repose sur chacun.e des salarié.e.s., mais aussi sur toutes les personnes avec qui nous sommes amené.es à interagir, dans l’optique d’en faire une construction collective. Le chemin à parcourir est long et l’expérimentation nécessaire, c’est pourquoi Inno³ souhaite outiller concrètement cette démarche.

En pratique, cette volonté se traduit dans le cadre de nos différentes activités :

• Recrutement et accès à l’emploi
• Lieu de travail
• Communication
• Événements
• Missions et partenariats

4.1 Embauche

Le Code Pénal français définit la discrimination comme « toute distinction opérée entre les personnes physiques à raison de leur origine, de leur sexe, de leur situation de famille, de leur grossesse, de leur apparence physique, de leur patronyme, de leur lieu de résidence, de leur état de santé, de leur handicap, de leurs caractéristiques génétiques, de leurs mœurs, de leur orientation ou identité sexuelle, de leur âge, de leurs opinions politiques, de leurs activités syndicales, de leur appartenance ou de leur non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation, une race ou une religion déterminée ». (Article 225-1§1).

Afin de faciliter le recrutement de profils variés, Inno³ s’engage à :

• Rédiger ses offres d’emploi de manière inclusive afin que tous les publics se sentent concernés par celles-ci ;
• Partager les offres d’emploi sur des réseaux variés dans l’optique d’ atteindre différents publics.

Nous sommes ouverts aux candidatures de personnes en situation de handicap et faisons notre possible pour aboutir à des aménagements permettant aux employé.e.s concerné.e.s de remplir leurs missions dans les meilleures conditions. Cela passe notamment par un aménagement des missions et rythmes de travail, ainsi que par l’instauration d’un dialogue ouvert et suivi destiné à créer un climat de confiance dès l’arrivée dans l’entreprise.

4.2 Lieu de travail

Le lieu de travail d’Inno³ est un espace de co-working (appelé le 137) composé de diverses entreprises issues majoritairement de la filière des modèles ouverts. Les espaces communs (à savoir : la cuisine, les 2 salles de réunion, les sanitaires, la chill room et l’espace imprimante) sont donc partagés avec tous les collaborateur.rice.s du 137, chaque entreprise ayant ensuite des bureaux dédiés ou partagés pour son espace de travail.

L’ensemble de ces parties prenantes se sont engagées à respecter une charte de vie commune (LIEN – en cours de rédaction) dont les principes s’inscrivent en faveur d’une égalité entre tous et toutes, d’un dialogue respectueux et bienveillant tourné vers l’écoute, et de dispositifs pour prévenir toute forme de harcèlement.

4.3 Communication

L’ensemble des supports de communication (print et web) réalisés par le cabinet inno³ respectent une communication inclusive, respectueuse et bienveillante.

Dans la mesure du possible, notre communication se base sur les valeurs d’inclusivité promue par le World Wide Web Consortium (W3C).

4.4 Événements

L’équipe d’Inno³ participe à de nombreux événements nationaux comme internationaux, en tant que conférenciers, ou en participant activement – voire entièrement – à leur organisation.

Participation à des événements tiers :

• Encore bien souvent, les femmes ne sont que très peu représentées parmi les intervenants. Dans un souci d’équité, nous avons pris le parti de ne participer à aucun panel exclusivement composé d’hommes et de proposer des alternatives pertinentes aux organisateurs ;
• Veiller à ce que le ton adopté par les conférenciers demeure bienveillant ;
• Garantir un temps de parole équitable entre tous.tes.

Organisation d’événements :

• Nous nous engageons à garantir au maximum une bonne homogénéité parmi les intervenant.e.s (parité, favoriser l’intervention de nouvelles têtes, etc.) ;
• Les événements organisés ou co-organisés par Inno³ sont automatiquement encadrés par un code de conduite.
• Dans la mesure du possible, nous mettons à disposition des outils destinés à faire de nos événements des temps propices à la parole de toutes et tous, respectueux et bienveillants, inclusifs et accessibles à un maximum de publics.

4.5 Missions et partenariats

Dans le cadre de nos missions et partenariats, nous agissons pour favoriser davantage d’inclusion et de diversité. Autrement dit, nous appliquons les règles que nous nous sommes fixées à l’ensemble des acteurs avec lesquels nous travaillons (écriture épicène, communication transparente, respect de la parité, etc.)

5. ENGAGEMENT SOCIÉTAL, ENVIRONNEMENTAL ET AXES D’AMÉLIORATION

Dans une démarche de soutien à l’économie sociale et solidaire, nous avons souhaité mettre en place quelques règles et recommandations quant à l’impact de nos activités.

5.1 Transports

Dans le cadre de nos missions, l’équipe d’inno³ est régulièrement amenée à se déplacer en Île-de-france mais également à échelle nationale voire internationale. Dans ce contexte nous privilégions, dans la mesure du possible, les déplacements en transports en commun (train, métro, bus, RER, tram, etc.) et autres mobilités vertes (vélo, etc.).

Ainsi, pour les trajets courts, nous nous employons à éviter au maximum l’utilisation de la voiture (taxi, uber, bolt, etc.), de même pour les trajets longs et l’utilisation de l’avion. Les trajets en train sont alors à privilégier. Les déplacements des collaborateur.rice.s d’Inno³ sont indissociables de nos activités, nous faisons donc en sorte de réduire au maximum notre impact carbone en favorisant des options plus vertes.

5.2 Hébergement

Dans le cadre de nos déplacements, l’équipe peut être amenée à devoir rester sur place pour un ou plusieurs jours et à devoir réserver un hébergement. Afin de rester cohérent avec notre souhait de réduire les déplacements professionnels au stricte minimum, il est essentiel de privilégier la proximité avec nos lieux de rendez-vous dans le choix d’hébergement.

Une autre question qu’il nous semble nécessaire de mettre en avant est le choix du type d’hébergement. Airbnb, par exemple, représente l’une des premières cause de saturation des logements dans les grandes villes en raison du nombre trop important d’appartements seulement utilisés pour la location courte, vides le reste du temps et entraînant une pénurie de logement pour les résidents. Une solution pourrait donc être de privilégier, sur la plateforme, la réservation de chambres chez l’habitant.

5.3 Réduction et tri des déchets

Le tri et la gestion des déchets représentent aujourd’hui un des nombreux challenges de la société. Le cabinet est engagé dans le tri de ses déchets et la réduction de ces derniers. Il devient donc impératif de faire respecter cette mesure par l’ensemble des co-workers du 137, et toute personne utilisant ce lieu partagé. Pour plus d’information sur la gestion du 137 voir la charte dédiée (LIEN – encours de rédaction).

* Bannissement, dans la mesure du possible, des produits à usage unique (gobelets en plastique, bouteille d’eau, couverts, etc.) au sein du co-working mais également lors des événements que nous organisons
* Mise en place d’une signalétique pour un meilleur respect du tri des déchets
* Affichage dans les espaces de vie commune des règles de tri et des fournitures réutilisables à disposition afin d’éviter des achats inutiles
* Organiser des sessions de sensibilisation au zero waste / tri pour l’ensemble des co-workers du 137

5.4 Gestion du stock

Inno³ achète et stocke, pour la vie du 137 et l’organisation de ses événements divers, aliments et fournitures. Dans le but de tendre vers une meilleure gestion du stock et de réduire la quantité de livraison, l’équipe a mis en place un inventaire, tenu à jour régulièrement.

Le but de cet inventaire est d’avoir un œil sur l’évolution des stocks afin d’anticiper les prochaines livraisons, de mieux mesurer la fréquence des achats et d’avoir une meilleure vision de ce dont nous avons réellement besoin afin d’éviter le gaspillage et la surconsommation d’emballages à usage unique, en cohérence avec la réduction de nos déchets.

6. RISQUES PSYCHO-SOCIAUX

Prévenir les éventuels risques psycho-sociaux est un enjeu important pour une entreprise car il s’agit de garantir la santé physique et mentale des travailleur.euse.s. Ce sont des risques qui peuvent être induits par l’activité elle-même ou générés par l’organisation et les relations de travail :

• le stress provenant du sentiment de ne pas atteindre les exigences ou les attentes demandées ;
• les violences internes commises par des travailleurs : conflits majeurs, harcèlement moral ou sexuel ;
• les violences externes, exercées par des personnes extérieures à l’entreprise à l’encontre des salarié.e.s ;
• le syndrome d’épuisement professionnel.

Afin de prévenir ces risques psycho-sociaux plusieurs actions peuvent être mises en œuvre et respectées par l’employeur et les employé.e.s afin de garantir le bien-être de tous.tes :

• Conciliation des temps de vie, respect des horaires de travail et utilisation des outils de messagerie (rocket chat / envoi de mail, etc. après les heures de travail) ;
• Prévention de la surchage cognitive de l’employé.e :
• Travailler dans un espace partagé ;
• Faire des pauses régulières, aller se dégourdir les jambes ;
• Discuter, ne pas hésiter à partager son état d’esprit ;
• Ne pas hésiter à demander un réaménagement de son espace de travail ;
• Ne pas oublier de prendre des vacances (dans la limite des jours disponibles et du respect des missions / projets en cours) ;
• Égalité hommes/femmes, égalité entre les employé.e.s ;
• Respecter, dans la mesure du possible, les échéances imposées afin d’éviter une accumulation de stresse. Ne pas hésiter à prévenir sur des éventuels retards et d’anticiper les périodes de surcharge.

NB : Gestion de crise / contact en cas d’urgence

Si vous rencontrez des difficultés au travail, dans vos missions ou dans les relations professionnelles, n’hésitez pas à en parler autour de vous (à votre supérieur, vos collègues, votre famille ou à un professionnel). Quel que soit le trouble rencontré, des solutions existent.