Retour d’expérience sur l’utilisation de logiciels libres et open source pour animer webinaires et ateliers

Le contexte de la crise mondiale que nous traversons en raison de la pandémie de covid-19 a largement nécessité d’adapter nos méthodes et notre format d’accompagnement auprès de nos clients et partenaires. Nous avons, ces derniers mois, développé un ensemble de webinaires et d’ateliers en ligne afin de poursuivre les échanges. Un des enjeux a également été de se questionner sur les éléments nécessaires à la mise en œuvre de modèles ouverts et collaboratifs lors de ces évènements et l’adaptation des formats initialement prévus en présentiel. En effet, l’objectif n’était pas de faire un « copier-coller » des évènements en présentiel mais d’appréhender les spécificités et contraintes des formats numériques pour bénéficier des avantages qu’ils peuvent offrir. Réunissant chacun entre une vingtaine et une centaine de participant.e.s, plusieurs évènements ont ainsi été organisés avec notamment :

• Le Lancement fin février 2020 des Rencontres OpenESR, une série de conférences où un.e ou plusieurs intervenant.e.s étaient invité.e.s à présenter leurs recherche ou expériences sur les thématiques des communs et de l’open (source/science) comme source d’inspiration pour l’Enseignement Supérieur et la Recherche (ESR).
• La mise en place d’un atelier juridique science ouverte (AJSO) avec articulation de groupes et sous-groupes durant toute une demi-journée. La répartition en 5 groupes de travail a favorisé les échanges et la contribution de toutes et tous avant une mise en commun finale.
• Le lancement de la 13e édition de l’événement européen annuel EOLE organisée sous la forme de 5 webinaires (au lieu d’une journée en présentiel en raison de la pandémie) réunissant des panels de quatre à cinq intervenant.e.s chacun.

Aujourd’hui plusieurs outils de visio-conférence propriétaires, tels que Zoom ou Microsoft Team, ont connu une adoption massive au fur et à mesure de la crise sanitaire aussi bien dans les sphères professionnelles que privées avec son lot de « zoom fatigue » et de critiques sociales et politiques [1]. En tant qu’acteur du libre et de l’open source, il était important pour inno³ de rechercher des alternatives aux logiciels propriétaires et de réfléchir aux usages possibles et vertueux de tels outils.[2]

Au travers de cet article nous souhaitons vous faire part de nos retours d’expérience, vous partager quelques éléments utiles à l’organisation et à l’animation en ligne d’évènements grâce aux outils libres et open source. En dernier lieu, nous vous présentons aussi quelques écueils à éviter.

1. Les installations existantes

Afin d’éviter l’utilisation de logiciels propriétaires lors de nos missions quotidiennes, nous avons privilégié l’utilisation de deux outils open source et sécurisés : Big blue button et Jitsi Meet. Ces deux outils ne sont pas les seules alternatives existantes, mais il s’agit de ceux que nous avons utilisés ces derniers mois et pour lesquels nous pouvons vous livrer un retour d’expérience.

• Big blue button : BigBlueButton, lancé pour la première fois en 2007 à l’Université Carleton (Ottawa, Canada), est un système de conférence web initialement conçu pour l’apprentissage en ligne.
• Jitsi meet : Jitsi est une application libre multi-plateforme de messagerie instantanée, voix sur IP et visioconférence créée en 2003 au sein de l’Université de Strasbourg.

À la différence par exemple de Zoom qui est un serveur centralisé par lequel passe toutes les informations, notamment vos données d’utilisation, les logiciels libres font de la liberté de leurs utilisateurs.rice.s un principe clef et proposent des options décentralisées ne reposant pas sur quelques plateformes dominantes.

Tournées vers la liberté et la sécurité des usagers, les solutions open source requièrent souvent l’installation de sa propre instance ou bien de faire appel à des hébergeurs web. Jitsi propose les deux solutions. Il est possible d’installer Jitsi Meet sur ses propres serveurs avec plusieurs options et une documentation pour accompagner pas à pas la démarche. Jitsi joue aussi le rôle d’hébergeur avec la possibilité d’utiliser Jitsi Meet pour créer des salles de conférence. En France, Framasoft a développé depuis plusieurs années la solution Framatalk basée sur Jitsi tout comme RENATER avec sa solution Rendez-vous dans l’enseignement supérieur. En revanche, utiliser une instance directement accessible en ligne soulève quelques problèmes de charge si les participants sont trop nombreux. Les dernières fonctionnalités disponibles peuvent être absentes si les dernières versions du logiciel ne sont pas mises à jour [3]. Sans avoir ses propres serveurs, une des solutions peut être de faire appel au collectif des CHATONS proposant une offre d’hébergement et de services en fonction des besoins.[4]

2. Notre expérience

En interne chez inno³, nous utilisons l’outil Big blue button mis à disposition par Worteks sur l’instance W’Sweet pour nous accompagner dans nos missions quotidiennes.

Cette solution s’est intégrée assez facilement dans le quotidien de l’équipe au côté d’autres services open source d’organisation interne proposés par Worteks (oui, cela fait un peu pub, mais on les aime bien et on assume), notamment :

• HedgeDoc (Anciennement CodiMD) – Outil de prise de notes collaborative
• Rocket chat – Plateforme de discussion d’équipe
• Kanboard – Plateforme de gestion de projets
• Nextcloud – Solution de synchronisation de fichiers

Lorsque nous choisissons de tester un nouvel outil, plusieurs critères accompagnent nos prises de décision : la solution doit être open source, sécurisée, intuitive et évolutive avec la possibilité de personnaliser l’outil au fur et à mesure de son utilisation.

Au départ, nous utilisions majoritairement le jitsi intégré à l’outil de communication interne instantané rocket chat. Au fur et à mesure, nous avons préféré utiliser un outil dédié à la visio-conférence avec la possibilité de gérer différentes « salles ». Big blue button est venu se rajouter à notre liste d’outils internes assez naturellement pour nos réunions internes, nos rendez-vous externes, mais aussi la tenue d’ateliers, de conférences avec à chaque fois une « salle » propre dédiée avec un paramétrage spécifique en fonction des besoins. Après un petit temps évident de prise en main, voici notre retour d’expérience listant quelques avantages et inconvénients rencontrés. Ce retour se base sur les besoins d’inno³ pour ses missions qui peuvent différer des vôtres et des fonctionnalités recherchées.

Les avantages

La solution de visio-conférence Big blue button propose de nombreuses fonctionnalités, il faut donc prendre le temps de les tester. Parmi celles que nous apprécions particulièrement vous trouverez :

La possibilité de personnaliser l’accès à chaque « salle »  : La possibilité de créer plusieurs salles et d’avoir une vision d’ensemble des salles existantes via la page d’accueil a certainement été un des facteurs, faisant de cette solution un outil par défaut au sein d’inno³. Vous pouvez créer par exemple une salle pour vos réunions internes et une autre pour les réunions externes. Vous avez ensuite la possibilité d’appliquer des fonctionnalités différentes à chacune des salles : pour des conférences publiques vous pouvez choisir de désactiver automatiquement le micro des participant.e.s, de définir un code d’accès à la salle, etc. La personnalisation et l’évolution des fonctionnalités pour chacun.e des participant.e.s est toujours possible lorsqu’une session est en cours, ce qui est très utile.

La création de « sous-salles » : Imaginons que lors d’un atelier vous souhaitiez créer des séances de travail en sous-groupes pour faciliter les échanges avant une séance plénière pour mettre en commun les résultats. Sur Big blue button, il est possible de créer des sous-salles au sein même de la salle principale de l’atelier. Cette option évite de devoir gérer l’envoi de multiples liens aux participant.e.s et évite surtout les erreurs. Tout se déroule au même endroit, c’est l’organisateur qui gère la répartition et les aspects techniques. Ainsi, les personnes présentes ont moins de risque de se “perdre en route”.

Activer l’enregistrement des échanges : Comme sur la plupart des plateformes de visio-conférence, il est possible d’enregistrer le déroulement des échanges. Cette fonctionnalité est très pratique, voire même indispensable dans de nombreux cas afin de rédiger un compte rendu des échanges, partager le replay d’une conférence. Pensez néanmoins à le mentionner aux participant.e.s si vous décidez d’enregistrer la session (voir les bonnes pratiques dans la section suivante pour plus d’infos). Si vous avez également des conférences ou des contenus de cours à réaliser et à partager pour un usage asynchrone, il est possible de vous enregistrer aisément en faisant dérouler votre présentation.

Charger plusieurs présentations : Vous souhaitez par exemple animer une conférence ou une formation et vous avez plusieurs supports à partager ? Il est très facile de basculer du mode « partage d’écran » au mode « présentation » et d’annoter en même temps vos slides (une palette d’outils d’écriture et de dessin est mise à disposition). Vous pouvez également charger plusieurs documents et basculer de l’un à l’autre en quelques secondes.

Partager les accès à la salle : Une session est en cours et un.e participant.e cherche à rejoindre les échanges mais ne parvient plus à retrouver le lien ? Le lien d’accès est toujours disponible dans la discussion publique de la plateforme, il vous suffit alors de copier-coller le lien et de le partager.

Les inconvénients

Cependant, comme pour tout outil, quelques limites d’utilisation sont apparues au fur et à mesure de notre manipulation de la plateforme. Voici les quelques axes d’amélioration que nous avons relevés :

Passer le test d’écho : Avant de rentrer dans la salle, plusieurs autorisations vous sont demandées pour permettre à l’outil de s’interfacer avec les micros et caméras disponibles sur votre ordinateur/téléphone. Un test d’écho est proposé pour vérifier que ces périphériques fonctionnent correctement. Cette étape, dans l’absolu est très utile, mais s’accompagne parfois de différentes anomalies : temps d’attente trop long ou test d’écho qui ne s’affiche pas pour certains systèmes d’exploitation et navigateurs. Il arrive parfois que ce test d’écho soit difficilement passable ou bien que votre micro ne soit pas reconnu, ce qui pose donc quelques problèmes pour participer. Dans plusieurs cas, les personnes n’ont pu participer qu’en « écoute seule » c’est à dire sans pouvoir activer leur micro, rendant la communication asymétrique si non désirée (une personne peut parler, l’autre ne peut que répondre dans la discussion publique…).

Connexion parfois difficile selon les navigateurs : Selon le navigateur que vous utilisez, quelques difficultés de connexion peuvent parfois apparaître. Il est généralement recommandé de se connecter via les dernières versions des navigateurs Firefox ou Chrome/chromium, mais certaines entreprises ont parfois des pares-feu pouvant bloquer la connexion à quelques plateformes, aussi sécurisées soient-elles. Cela s’applique si vous utilisez votre ordinateur professionnel en télétravail ou encore la connexion sécurisée de votre organisation. Si cela vous arrive, une solution alternative est de vous connecter via votre téléphone portable.

Manque de fonctionnalités pour favoriser la prise de parole : Les participant.e.s sont parfois nombreux.ses dans une même salle et il peut être difficile de prendre la parole surtout quand on ne se voit pas. Certaines fonctionnalités pourraient être proposées afin de faciliter la prise de parole et la participation de tous avec par exemple une option « lever la main ». Cette dernière sera peut-être présente dans une prochaine mise à jour Big blue button, cette solution s’améliorant par la communauté de contributeurs open source y participant.

Lorsque vous faites le choix d’un nouvel outil vous rencontrerez toujours des avantages et des désagréments. À vous de voir en interne quelles sont vos attentes en réalisant par exemple un sondage auprès de vos équipes.

Par ailleurs, chaque outil étant différent et ayant ses spécificités, nous vous recommandons de demander si tous les participant.e.s d’un atelier sont familier de l’outil et dans le cas contraire de prendre un peu de temps pour présenter la plateforme aux invité.e.s

3. Les bonnes pratiques à adopter

Les outils de visio-conférence étant quasi-omniprésents dans nos missions quotidiennes, voici quelques enseignements issus de notre propre expérience pour un usage raisonné en évitant fatigue et « surcharge » de l’utilisation de tels outils.

Réfléchir au format du webinaire : Avant de vous lancer dans l’organisation d’un webinaire prenez du temps pour réfléchir au format désiré. Ne partez pas sur l’idée que le webinaire est identique à ce qui se fait en présentiel mais réfléchissez à la gestion des temporalités, aux modalités de relation avec les participant.e.s et à proposer si cela est possible un format collaboratif.

Préparer la connexion des participant.e.s à la plateforme : Nous vous conseillons de préparer en amont de la session un document explicatif détaillant les différentes étapes pour se connecter à l’outil de visio-conférence ainsi que quelques « conseils pratiques » d’interactions. Il est essentiel de prendre en compte un certain temps de prise en main de l’outil et des inégalités d’usage existantes entre les participant.e.s. En effet, tout le monde n’est pas encore habitué à l’utilisation des outils numériques ou ne souhaite les utiliser qu’avec parcimonie. Détaillez toutes les étapes à suivre pour se connecter à l’outil, listez les bonnes pratiques à adopter s’ils rencontrent des difficultés et demandez à une personne non initiée de se connecter en suivant vos indications afin d’identifier les éventuelles informations manquantes.

Ne pas sous-estimer le temps d’organisation : Réfléchissez à la charge que représente la préparation du webinaire et répartissez les rôles. Il est parfois judicieux de mobiliser plusieurs personnes sur l’organisation, selon l’envergure et la complexité de la session en amont et pendant le webinaire. Une seule et même personne ne peut à la fois animer le webinaire, gérer les aspects techniques et gérer le temps.

En ligne tout prend plus de temps : Le temps nécessaire à chaque action peut être beaucoup plus long en visio-conférence. En ligne nous sommes limités face aux problèmes de connexion internet, aux difficultés de prise en main des outils pour certains, etc. Pour l’organisation d’un atelier, pensez à prévoir différentes séquences sans oublier les temps d’accueil, les transitions et des moments de pause. N’allez pas trop vite et pensez à demander régulièrement s’il y a des questions ou bien des retours sur le déroulement. En effet, la lecture de toutes communications non verbales demande une attention plus poussée et expliciter ces éléments peut permettre de soulager cette dimension. Évitez au maximum de multiplier les outils au risque de perdre du temps, de diluer l’attention des participant.e.s. Séquencer les temps en ligne est important tout autant que les temps d’atelier ou d’échanges qui doivent être souvent revus à la baisse. Une présentation de 30 minutes en ligne sera souvent plus difficile à suivre, et il est parfois préférable de réduire le temps d’échange d’un.e des intervenant.e.s pour offrir un temps d’échanges plus important avec les participant.e.s.

Proposer des solutions aux problèmes de connexion : Les difficultés de connexion sont fréquentes et la frustration peut très vite arriver. Proposez des solutions rapides et faciles à mettre en place pour se connecter autrement. Faites figurer ces bonnes pratiques (changement de navigateur, connexion sur smartphone, etc.) partout où vous le pouvez (sur le document explicatif de connexion, dans le mail de connexion, sur l’outil lui-même dans les notes partagées par exemple).

Rappeler quelques règles de fonctionnement au début d’un webinaire : Rappelez au début d’une session les différentes fonctionnalités disponibles pour une prise en main plus fluide selon le format choisi. Si les micros et caméras sont ouverts aux participant.e.s, demandez leur de couper leur micro lorsqu’ils ne parlent pas afin d’éviter les nuisances sonores. Nous vous conseillons également de privilégier l’utilisation de la caméra en début et en fin de session pour faciliter une première prise de contact, surtout si vous organisez des temps collaboratifs. De cette manière il est plus simple d’engager les échanges et d’inviter les utilisateurs à participer. Se retrouver derrière un écran noir sans avoir de repère visuel est généralement assez démotivant. D’un autre côté, les micros et caméras peuvent être coupés à d’autres moments pour éviter une surcharge cognitive, et les temps de pause peuvent permettre à chacun.e de quitter son écran.

Utiliser des supports visuels et slides d’accueil : Les plateformes de visio-conférence se ressemblent toutes et quand on passe d’une à une autre on peut vite se retrouver perdus et ne plus savoir où nous en sommes. Privilégiez les repères visuels, grâce à un logo, les couleurs d’une charte graphique, le nom de la session visible en gros afin d’avoir une identité visuelle à laquelle se référer.

Enregistrer la session : Disponible sur l’ensemble des plateformes, l’option d’enregistrement est une fonctionnalité essentielle de ces outils. Pensez cependant à notifier les participant.e.s et les intervenant.e.s en amont et au début de la session de manière à laisser la possibilité aux utilisateurs de se retirer s’ils le souhaitent. Veillez à obtenir le droit à l’image des participant.e.s si l’enregistrement de la vidéo est voué à être partagé (ou bien de leur demander de ne pas activer leur caméra).

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L’année 2020 avec les bouleversements liés à la covid-19 (confinement, distanciation physique, télétravail privilégié) a été l’occasion pour beaucoup de franchir le pas de l’utilisation de solutions de visio-conférence aussi bien dans les sphères professionnelles que personnelles. Par ce retour d’expérience, nous espérons que l’usage d’outils de visio-conférence open source puisse se développer à plus grande échelle. Comme indiqué dans le mémorandum « pour du libre et de l’open en conscience » : « Le moment que nous vivons est un point d’inflexion possible qu’il s’agit de saisir pour que les usages numériques se fassent avec les valeurs et principes du libre et des savoirs communs et ouverts. » Plusieurs acteurs sont clefs pour accompagner le développement de telles pratiques et en comprendre les tenants et aboutissants que ce soit dans les milieux associatifs – avec les collectifs du libre, de l’éducation populaire, des communs, des makers, etc. – ou bien dans le secteur public avec également un rôle important à jouer pour les DSI. En effet, les orientations données en termes de politique de sécurité sont parfois un obstacle à l’emploi de ces outils par les collectivités territoriales (pare-feu, etc.). Une meilleure reconnaissance et vigilance pour favoriser l’intégration de ces solutions dans les pratiques quotidiennes des organisations publiques seraient un véritable soutien à la mise en place d’habitudes tournées vers des solutions numériques plus éthiques. 

Ce billet de blog a été rédigé par l’équipe inno³ et mis à disposition en licence CC-BY-SA.